Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 2016/679

Ai Signori Clienti

di Coutot-Roehrig S.A.

Gentile Signora, Egregio Signore,
il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016 (General Data Protection Regulation – nel seguito “Regolamento” o “GDPR”) assicura la tutela e la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale, quale diritto fondamentale di ciascun individuo, in ossequio all’art. 8, c. 1, della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea, nonché all’art. 16, c. 1, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea. Coutot – Roehrig S.A. (nel seguito “Coutot - Roehrig”), società di diritto francese con sede legale in Parigi, 21 Boulevard Saint Germain, e sede secondaria in Genova, Via Fieschi 25/6A, iscritta al Registro delle Imprese di Genova al n. 396046, per il tramite dei suoi amministratori, collaboratori, consulenti e dei suoi dipendenti, si conforma ai principi e alle disposizioni espresse dal GDPR, promuovendo la tutela del diritto fondamentale alla protezione dei dati personali ed impegnandosi ad effettuarne il trattamento nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, assicurando che detto trattamento avvenga in ogni caso con finalità compatibili in relazione alle finalità della raccolta, garantendo – per quanto ciò sia possibile – l’adeguatezza, la pertinenza e la limitazione dei dati raccolti e trattati rispetto a quanto necessario e assicurandone l’esattezza, l’integrità e la riservatezza , anche in conformità con le vigenti disposizioni deontologiche professionali.

A tal fine, ai sensi dell’art. 13 GDPR, desideriamo informarla che:

1. Modalità di raccolta, trattamento e conservazione dei dati: i suoi dati sono raccolti, trattati e conservati da Coutot – Roehrig se possibile preferibilmente in formato elettronico e/o digitale, per il tramite di sistemi informatici sotto il costante controllo di quest’ultima (incluse registrazioni audio/video), ovvero, qualora non sia possibile per lo Coutot – Roehrig effettuare la raccolta e/o il trattamento e/o la conservazione esclusivamente in formato elettronico e/o digitale, anche tramite raccolta, compilazione, produzione, stampa e conservazione di documentazione cartacea. Sono in ogni caso esclusi il trattamento e l’analisi dei dati personali per il tramite di procedure decisionali integralmente automatizzate e senza la supervisione di un operatore. Il trattamento e la conservazione informatica dei dati avvengono con supporti o sistemi di proprietà di Coutot – Roehrig, adottando adeguati standard tecnici di protezione, ovvero anche tramite supporti o sistemi nella disponibilità di Coutot – Roehrig, di proprietà di soggetti terzi, con i quali lo Coutot – Roehrig ha stipulato accordi contrattuali idonei a garantire adeguati standard tecnici di protezione.

2. Tipologia di dati e finalità del trattamento: i suoi dati personali – anche di tipo particolare (art. 9 GDPR) – saranno trattati da Coutot – Roehrig esclusivamente ai fini del corretto espletamento dell’incarico professionale da lei conferito a mezzo della sottoscrizione della proposta contrattuale offerta, ovvero ai fini delle analisi e degli studi preliminari e/o propedeutici al conferimento di detto incarico, e pertanto per le attività proprie della ricerca genealogica, quali in sintesi (a) la ricostruzione dei rapporti parentali inerenti alla sua persona, compresa l’individuazione di eredità delle quali lei risulta essere legittimamente chiamato a beneficiare e (b) la prestazione di tutte le attività inerenti all’accettazione, gestione e liquidazione dei beni oggetto dell’eredità alla quale lei risulta essere chiamato (c) per l’adempimento di obblighi derivanti dalla normativa europea o nazionale, anche in materia fiscale, ivi inclusi gli obblighi previsti dalle disposizioni finalizzate alla prevenzione del riciclaggio di denaro e al contrasto del finanziamento al terrorismo; (d) per finalità storiche o statistiche, coerenti con le attività tipiche della ricerca genealogica; (e) per finalità di informazione commerciale rispetto alle attività di Coutot – Roehrig, in conformità con la vigente normativa professionale e limitatamente all’invio di comunicazioni in forma elettronica e/o cartacea; (f) per finalità di sicurezza, tutela dei beni, delle proprietà e dei diritti di Coutot – Roehrig e per la salvaguardia e la tutela dei diritti delle persone, anche in sede giurisdizionale.

3. Obbligo di conferimento: la informiamo che il conferimento dei suoi dati è obbligatorio e che il loro eventuale mancato conferimento potrebbe rendere impossibile l’esecuzione delle prestazioni professionali richieste a Coutot – Roehrig. Nel rispetto del principio di limitazione di cui all’art. 1 GDPR, Coutot – Roehrig si impegna a raccogliere e trattare unicamente i dati appropriati e necessari per le finalità di cui al precedente paragrafo 2.

4. Comunicazione dei dati: in ossequio agli obblighi di natura legale cui è soggetta, Coutot – Roehrig si impegna a conservare i suoi dati personali con la massima riservatezza e a non divulgarli a soggetti terzi, esterni all’organizzazione professionale di Coutot – Roehrig, nel rispetto del rapporto di tipo fiduciario tra cliente/consumatore e professionista. Per le finalità di cui al paragrafo 2, (ad esclusione di quelle enunciate alla lett. (e) del paragrafo medesimo) e qualora questo sia necessario al fine di un corretto adempimento dell’incarico ricevuto, ovvero degli obblighi imposti dalla normativa europea e nazionale, i suoi dati personali, anche particolari, potranno essere comunicati a professionisti, consulenti o collaboratori, interni od esterni, agli ordini o ai collegi professionali, ad autorità amministrative o giudiziarie, italiane o estere, alle istituzioni e alle agenzie dell’Unione europea, ovvero ad altre organizzazioni internazionali di diritto pubblico, a organismi di mediazione e conciliazione, nonché a camere e collegi arbitrali, italiani, esteri ovvero internazionali, a enti pubblici in genere (inclusi gli enti previdenziali, assistenziali e assicurativi), a istituti di credito e compagnie di assicurazione, alle amministrazioni finanziarie e doganali, alle autorità di polizia, a ufficiali giudiziari, alle regioni agli enti locali e alle camere di commercio, a notai e altri pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, alle altre parti e/o alle controparti nell’ambito di una controversia (in qualunque sede, di mediazione o conciliazione, amministrativa, giurisdizionale o semi-giurisdizionale e arbitrale). In particolare, i suoi dati personali potranno essere utilizzati anche mediante produzione di documenti o esposizione in atti ovvero esposti oralmente, nell’ambito di tutti i procedimenti suindicati. Per le finalità e nei limiti sopra menzionati, i dati potranno essere comunicati in ambito nazionale, nel territorio dell’Unione europea o all’occorrenza di Paesi terzi, anche in assenza di una decisione della Commissione ai sensi dell’art. 45 GDPR, ovvero nei casi di cui agli artt. 46, 47 e 49 GDPR. I dati potranno, inoltre, essere comunicati all’Amministratore di Sistema. La comunicazione dei dati a soggetti e per finalità diverse da quelli indicati è subordinata al suo espresso e specifico consenso.

5. Periodo di conservazione: Coutot – Roehrig conserverà i suoi dati per un periodo massimo di dieci anni, a far data dall’ultimo atto e/o attività svolta in relazione alle prestazioni dal lei richieste o dai mandati da lei conferiti alla società, nonché dal passaggio in giudicato di qualsiasi provvedimento giurisdizionale collegato alle citate attività. Le registrazioni audio/video saranno conservate per un periodo non superiore a 24 ore a partire dalla rilevazione (fatto salvo il caso in cui le medesime costituiscano elemento di prova, nel qual caso dovrà applicarsi l’ordinario termine di dieci anni). I dati potranno essere conservati per un periodo anche eccedente il termine indicato dal presente paragrafo nel caso in cui la conservazione sia imposta ovvero sia necessaria per adempiere a un obbligo imposto dal diritto nazionale o dell’Unione europea, entro i termini strettamente necessari per l’adempimento di tale obbligo, al fine di adempiere a un ordine dell’autorità, ovvero ancora al fine di tutelare diritti o interessi legittimi di Coutot – Roehrig, anche in sede giudiziaria, entro i termini strettamente necessari a tal fine.

6. Diritti dell’interessato: lei ha diritto in ogni momento di richiedere a Coutot – Roehrig: (a) se sia o meno in corso un trattamento dei suoi dati e, in tal caso ha diritto (i) di conoscere le finalità del trattamento, (ii) di conoscere le categorie di dati in questione, (iii) di conoscere i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, (iv) di conoscere il periodo di conservazione dei dati personali, (v) di proporre reclamo all’autorità di controllo, (vi) qualora i suoi dati siano stati ricevuti da terze parti, di ricevere tutte le informazioni possibili sulla loro origine; (b) nel caso in cui i dati siano trasferiti verso un paese terzo, se esistano adeguate garanzie ai sensi dell’art. 46 GDPR; (c) la trasmissione di una copia dei dati personali in possesso di Coutot – Roehrig, ove detta fornitura non leda i diritti e le libertà di terzi; (d) la rettifica o l’integrazione dei dati personali inesatti o incompleti; (e) la cancellazione dei suoi dati personali, nel caso in cui (i) essi non siano più necessari per le finalità di cui alla presente informativa, (ii) lei abbia revocato il consenso al trattamento dei suoi dati personali, ove non sussista altro fondamento giuridico per il trattamento, (iii) lei si sia opposto al trattamento dei suoi dati personali ai sensi dell’art. 21, c. 1, GDPR e non sussistano motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento, (iv) i dati debbano essere cancellati per adempiere ad un obbligo legale, (v) non ricorrano le motivazioni di cui all’art. 17, c. 3, GDPR e, in particolare, i dati non siano necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giurisdizionale; (f) la limitazione del trattamento alle condizioni previste dall’art. 18 GDPR; (g) la portabilità dei dati trattati con sistemi automatizzati, alle condizioni di cui all’art. 20 GDPR. Lei ha inoltre il diritto di opporsi al trattamento dei dati alle condizioni di cui all’art. 21 GDPR. Lei ha diritto di rivolgersi con reclamo all’autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali) a tutela dei suoi diritti.

7. Consenso: ai sensi degli artt. 6 e 9 GDPR, i dati personali diversi da quelli “particolari” (dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza a una organizzazione sindacale, i dati genetici o biometrici identificativi, i dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale) possono essere raccolti, trattati e conservati da Coutot - Roehrig, anche in assenza di espresso consenso, ai fini del corretto espletamento dell’incarico professionale da lei conferito alla società, ovvero ai fini delle analisi e degli studi preliminari e/o propedeutici al conferimento di detto incarico, e pertanto per le attività proprie delle prestazioni offerte, meglio indicate al precedente paragrafo 2, ovvero ai fini del perseguimento e della tutela dei diritti e dei legittimi interessi di Coutot - Roehrig, nella misura in cui ciò non leda i suoi diritti e libertà fondamentali, nonché per l’adempimento di obblighi derivanti dalla normativa europea o nazionale, anche in materia fiscale, ivi inclusi gli obblighi previsti dalle disposizioni finalizzate alla prevenzione del riciclaggio di denaro e al contrasto del finanziamento al terrorismo. Ai sensi dell’art. 9 GDPR, i dati personali “particolari” possono essere trattati e conservati da Coutot - Roehrig, anche in assenza di espresso consenso, qualora il trattamento sia necessario per l’accertamento la difesa o l’esercizio di un diritto in sede giurisdizionale, o comunque per le finalità connesse all’esercizio di poteri giurisdizionali.

Coutot - Roehrig garantisce l’adozione di norme di comportamento, best practices e misure tecniche (fisiche e informatiche) idonee alla protezione dei dati personali, sia in proprio, sia nel caso in cui Coutot - Roehrig si avvalga delle prestazioni di terzi e/o della disponibilità di supporti di terzi (es. cloud computing), per il tramite di apposite previsioni contrattuali. Coutot - Roehrig assicura l’esecuzione di controlli e aggiornamenti periodici in relazione all’adeguatezza e alla corretta applicazione da parte degli amministratori, dei collaboratori, dei consulenti e dei dipendenti della società, delle norme di comportamento e delle misure tecniche applicate. La presente informativa è gratuita. Coutot - Roehrig è disponibile a fornirle ulteriori precisazioni e/o chiarimenti. Ai sensi dell’art. 12 GDPR, la informiamo inoltre che è suo diritto richiedere che le informazioni vengano rese in forma orale e/o elettronica. Coutot - Roehrig si riserva di valutare caso per caso la non ripetitività delle informazioni suppletive eventualmente richieste. In caso di richieste relative a informazioni già fornite, Coutot - Roehrig potrà rifiutarsi di fornirle nuovamente ovvero domandarle il rimborso delle spese sostenute. Il titolare del trattamento è: Coutot – Roehrig S.A., società di diritto francese con sede legale in Parigi, limitatamente alla sede secondaria in Genova, Via Fieschi 25/6A, iscritta al Registro delle Imprese di Genova al n. 396046, Tel. 010 5955774, Fax. 010 588521, mail: [email protected], in persona del legale rappresentante, Dott.ssa Nadia Giuseppina Spatafora.

Coutot – Roehrig S.A